Bienvenidos a nuestra ayuda en línea. Nuestro sistema se actualiza constantemente por lo que puede ocurrir que alguna respuesta a sus dudas o consultas no esté disponibles en la presente versión de nuestra ayuda en línea. Si no encuentras lo que buscas o tienes dudas respecto al uso del sistema, escríbenos por nuestro chat room, o envíanos un email a ayuda@witwan.com, y un representante de nuestro equipo se pondrá en contacto inmediatamente.

¿PRIMER USO? - Acceso y explicación de la pantalla de inicio

Usted recibirá un correo con la url de acceso a su licencia junto con el usuario "administrador general" y su contraseña. Hemos preconfigurado el usuario "administrador general" con los datos brindados por usted. Este usuario tiene acceso total al sistema. Al loguearnos se nos abrirá el menú inicio o dashboard. En la barra izquierda se encuentra la botónera en la que se despliegan las diferentes áreas y secciones correspondientes a su licencia. Primero se ven su o sus áreas de venta (Minorista, Mayorista, Fase aérea, Corporativo, etc), luego el área administrativa y contable (Administración) y por último el área de Configuración del sistema. En la barra superior se puede apreciar el logo de su licencia y un botón para mostrar u ocultar la barra izquierda por un lado. Por el otro acceso al perfil de usuario que está logueado y un botón para salir del sistema. Además existe un acceso rápido a sus últimas Alertas y Vencimientos y un acceso a Ayuda en línea de cada sección que se visita. En el cuerpo central de su página de Inicio se pueden ver diferentes módulos según el tipo de usuario que está ingresando. El Administrador General tiene definidos como módulos de inicio un Resumen de ventas por período y otro de Vencimientos y Alertas. Lo primero que haremos es definir los diferentes tipos de usuario que necesitamos que operen el sistema.

AREA CONFIGURACIÓN

- ¿Cómo administrar los diferentes tipos de usuarios del sistema?

Ingresando en Configuración > Usuarios > Tipos de usuario Se ve un listado con los tipos de usuario básicos que están preconfigurados en su licencia. Usted puede agregar o editar estos tipos de usuarios o crear nuevos a su conveniencia. Hacerlo es muy fácil, sólo se debe presionar el botón “Crear nuevo”. Se desplegará un formulario para completar los datos del nuevo tipo de usuario con los siguientes campos: ID (código de 3 letras identificatorio del tipo de usuario), nombre del “Tipo de usuario”, y finalmente deberá tildar aquellos permisos que quiera habilitar de cada sección para este "Tipo de usuario". Los diferentes permisos son: -Acceso: Brinda acceso solo de lectura de los objetos en la sección especificada. -Alta: Brinda acceso y la posibilidad de crear objetos en la sección especificada. -Edición: Brinda acceso y la posibilidad de editar objetos ya creados en la sección especificada. -Borrado: Brinda la posibilidad de eliminar objetos en la sección especificada. -Todo: Brinda acceso total a los objetos de la sección especificada. Una vez que haya marcado todos los campos guarde los cambios realizados para guardar el Tipo de usuario. Si desea editar un “Tipo de usuario” puede pulsar sobre el icono del lápiz para editarlo, o en el de eliminar para eliminarlo. Los principales tipos de usuarios que ya vienen preconfigurados en el sistema se pueden dividir en 2 tipos: Usuarios internos (sus empleados), y Usuarios externos (clientes y proveedores). Los tipos de usuarios preconfigurados son: - Administrador General: Es un tipo de Usuario interno con acceso total al sistema. - Vendedores: Es un tipo de Usuario interno. Este tipo de usuario tiene acceso al área de venta definida según permisos. Si su empresa tiene habilitada más de un área de ventas se le configurarán diferentes Tipos de usuarios de ventas. Por ejemplo Vendedores Mayoristas, Vendedores Minoristas, etc. - Control y operaciones: Es un tipo de Usuario interno. Este tipo de usuario tiene acceso al área de operaciones definida según permisos. Si su empresa tiene habilitada más de un área de ventas se le configurarán diferentes Tipos de usuarios de operaciones. Por ejemplo Operaciones Mayorista, Operaciones Minoristas, etc. - Aéreos: Es un tipo de Usuario interno. Si su licencia opera aéreos de Fase, este tipo de usuario tiene acceso al área Aéreos de Fase. - Administración: Es un tipo de Usuario interno. Este tipo de usuario tiene acceso exclusivo al área “Administración”. - Contabilidad: Es un tipo de Usuario interno. Este tipo de usuario tiene acceso al área contable de “Administración”. - Cliente: Es un tipo de Usuario externo. Este tipo de usuario tiene acceso al módulo de reservas y cotizaciones. Con permisos predefinidos para ver sus reservas, sus cotizaciones, sus pagos y facturas, etc. - Proveedor: Es un tipo de Usuario externo. Este tipo de usuario tiene acceso con permisos predefinidos para ver sus productos asociados, pagos, facturas y cuentas corrientes. Todos los tipos de usuarios son configurables según sus necesidades, si tienes dudas ponte en contacto con ayuda@witwan.com

- ¿Cómo administrar los diferentes usuarios del sistema?

Ingresando en Configuración > Usuarios > Usuarios Una vez configurados los diferentes Tipos de usuarios, deberán crearse los usuarios. Por ahora hemos definido los permisos de cada tipo de usuario, ahora deberemos crear los usuarios del sistema. Al ingresar veremos un listado de los usuario creados en su sistema, y un filtro para filtrar por: Nombre, Apellido, Email, Tipo de usuario, Cliente relacionado o Proveedor relacionado. Si es su primer uso verá únicamente el usuario Administrador General, preconfigurado por nosotros en su licencia Witwan, cuyos datos ha utilizado para ingresar al sistema. Para crear un nuevo usuario deberá presionar el botón “Crear Nuevo”. Se abrirá un formulario para completar con los siguientes campos: . Habilitar (Si se deshabilita el usuario no tendrá acceso al sistema) . Definir si el usuario que se está cargando es interno (empleado) o externo, El usuario interno puede realizar reservas a favor de clientes relacionados. . Nombre . Apellido . Email (Este campo será solicitado para loguearse al sistema) . Contraseña (Este campo será solicitado para loguearse al sistema). Cada usuario puede editarlo desde su Perfil . Indicar si el usuario puede reservar en el sistema o solo puede cotizar . Idioma.Indicar en qué idioma (Español, inglés y Portugués) debe desplegarse el sistema para este usuario . Tipo de usuario. Aparecerá un listado con todos los Tipos de usuarios que estén cargados . Cliente relacionado: Si el usuario es del tipo “Cliente” deberá definir a qué cliente asignar el Usuario. (ver Configuración > Clientes/Pasajeros > Clientes) . Usuario relacionados. Sirve para que otro usuario darle acceso a sus reservas . Proveedor relacionado (Si el usuario es del tipo Proveedor), definir si es Responsable de reservas . Firma AMADEUS (Si el usuario es del Tipo Aéreos) . Celular . Teléfono fijo . Domicilio . Ciudad . Género. Una vez completado el formulario pulse el botón Guardar para guardar el usuario y volver al listado de usuarios. Todos los usuarios pueden ser editados desde el ícono del lápiz correspondiente. Todos los usuarios pueden ser clonados, o eliminados desde los correspondientes botónes.

- ¿Cómo ingresa un nuevo cliente al sistema?

Usted cuenta con la posibilidad de crear y editar clientes y usuarios desde las secciones correspondientes. Si un nuevo usuario quiere acceso a su sistema de reservas, ingresando en la página del login verá un campo para ingresar su email (el sistema verifica que no existan usuarios ya creados) y un link para SOLICITAR ACCESO. Clickeando se abre un formulario para ingresar: Datos personales: nombre, país, ciudad, dirección, teléfono, email, contraseña. Datos empresa: Nombre de empresa, razón social, ciudad, dirección fiscal, condición ante el iva, registro fiscal/tributario nacional (CUIT), email, teléfono. Ingresando en Configuración > Usuarios > Solicitudes Una vez completados los datos se enviará un email al usuario Administrador General, y quedará guardado el registro pendiente de aprobación en la seccion Configuracion > Usuarios > Solicitudes. Para aprobar una solicitud se ingresa a dicha sección. Al ingresar veremos un listado de las solicitudes creadas en su sistema, y un filtro para filtrar por: Nombre, Apellido, Fecha. Para editar una solicitud de debe hacer click en el ícono del lápiz. Se abrirá la solicitud, indicando la fecha de realización, los datos del Usuario y los de la Empresa. Si el cliente/empresa no existen en la base, la empresa se cargará como un cliente nuevo. Deberá seleccionar un tarifario para asignarle a cada una de sus áreas de venta, así como un vendedor y proceder a "Aprobar y enviar notificación", que envía un email al usuario notificandolo de la aprobación, o "Rechazar" la solicitud recibida.

- ¿Cómo administrar los diferentes clientes del sistema?

Ingresando en Configuración > Clientes / Pasajeros > Clientes Al ingresar veremos un listado de los clientes creados en su sistema, y un filtro para filtrar por: Nombre de fantasía o apellido, Razón social, Registro fiscal/tributario, País, Ciudad, Vendedor asociado, Cadena, Si es minorista o no, y la moneda. Para crear un nuevo cliente deberá presionar el botón “Crear Nuevo”. Se abrirá un formulario para completar con los siguientes campos: . Tipo de cliente . Nombre / Razón social (denominación fiscal tributaria) . Nombre de fantasía (denominación comercial) . Vendedor asignado . Habilitado (Sí/No). En caso de no estar habilitado ningún usuario vinculado al cliente podrá loguearse al sistema. . Vendedores asociados . Email para reservas . Teléfono . Comentarios . Domicilio: Dirección, Código postal, País, Provincia, Ciudad . Contactos: Se puede cargar 1 o varios contactos dentro de cada cliente, completando los datos: Nombre, Cargo, Correo electrónico, Teléfono tipo,Código país, Código área, Teléfono número, Marcar para envio de facturas. Para agregar un nuevo contacto relacionado hacer cick en "+ Agregar Contacto". . Datos de facturación: Identidad fiscal tipo, identidad fiscal número, Email Administrativo, Condición de IVA, Tipo factura, Vencimiento, Limite de crédito, Forma de pago. . Pasajero/s relacionado/s: Se puede cargar 1 o varios pasajeros relacionados dentro de cada cliente, completando los datos: Pasajero y vínculo. Para agregar un nuevo pasajero relacionado hacer click en "+ Agregar Pasajero Relacionado". . Cliente/s relacionado/s: Se puede cargar 1 o varios clientes relacionados al cliente que se está cargando, completando los datos: Cliente y vínculo. Para agregar un nuevo cliente relacionado hacer click en "+ Agregar Cliente Relacionado". . Tarifarios asignados: Deberá asignarle un tarifario para cada área de ventas a la que tenga acceso el cliente que se está cargando. Para conocer cómo crear y administrar los Tarifarios, deberá ingresar a Área de Ventas > Tarifarios > Tarifarios clientes. . Gastos de reserva: Si desea asignarle un gasto a la hora de que este cliente efectúe reservas, puede hacerlo ingresando: Moneda, indicar si el gasto tiene Iva y su valor, y se puede optar por incluir un porcentaje de la reserva o un Gasto fijo. . Categorías: Se puede asociar un cliente a 1 o más categorías previamente cargadas. Las categorías se administran desde Configuración > Varios > Categorias cliente/pasajero. Una vez completado el formulario pulse el botón Guardar para guardar el cliente y volver al listado de clientes. Todos los clientes pueden ser editados desde el ícono del lápiz correspondiente. Todos los clientes pueden ser clonados, o eliminados desde los correspondientes botónes.

- ¿Cómo administrar los diferentes Pasajeros del sistema?

Ingresando en Configuración > Clientes / Pasajeros > Pasajeros Al ingresar veremos un listado de los pasajeros creados en su sistema, y un filtro para filtrar por: Apellido, Nombre, Cliente asociado y Categoría de cliente asociado. Para crear un nuevo pasajero deberá presionar el botón “Crear Nuevo”. Se abrirá un formulario para completar con los siguientes campos: . Foto pasajero: presionar el botón "Agregar archivo" para seleccionar la imágen del pasajero. . Nombre . Apellido . Apodo . Nacionalidad . Fecha nacimiento . Sexo . Email . Vendedor: seleccionar si existe un vendedor asignado al pasajero que se está cargando. . Operativo: seleccionar si existe un usuario específico que opere la reserva. Apretando el botón "Agregar operativo", se pueden ir agregando diferentes usuarios que operan al pasajero. . Mostrar ficha ampliada: Marcando el casillero de "Ficha ampliada", se podrán completar datos adicionales del pasaejero, a saber: . Cargo . Habilitado: indica si el pasajero estará habilitado en el sistema o no. . Asociar a cliente: Sirve para asociar el pasajero a un cliente previamente cargado. Apretando el botón "Agregar cliente", se pueden ir asociando diferentes clientes al pasajero. . Categorías: Se puede asociar un pasajero a 1 o más categorías previamente cargadas. Las categorías se administran desde Configuración > Varios > Categorías cliente/pasajero. . Documento: Tipo de documento, Número de documento, País emisor del documento, Fecha de emisión, Vencimiento. Apretando el botón "Agregar documento", se pueden ir asociando diferentes documentos al pasajero. . Domicilio: Domicilio tipo, Dirección, Código postal, País, Ciudad. Apretando el botón "Agregar domicilio", se pueden ir asociando diferentes domicilios al pasajero. . Teléfono: Tipo, Código país, Código área, Número. Apretando el botón "Agregar teléfono", se pueden ir asociando diferentes teléfonos al pasajero. . Correo electrónico: Inidicar Tipo de correo, Casilla si desea recibir emails o no. Apretando el botón "Agregar correo", se pueden ir asociando diferentes correos al pasajero. . Visas: Sirve para asociar Visas con las que cuente el pasajero. Se debe ingresar Número de visa, País emisor, Fecha de emisión, Vencimiento. Apretando el botón "Agregar visa", se pueden ir asociando diferentes visas al pasajero. . Pasajero frecuente: Sirve para asociar programas de millas a pasajeros. Se debe agregar Nombre del programa de millas, Número y Pin. Apretando el botón "Agregar pasajero frecuente", se pueden ir asociando diferentes programas de pasajeros frecuentes al pasajero. . Pasajero/s relacionado/s: Se puede cargar 1 o varios pasajeros relacionados completando los datos: Pasajero y vínculo. Para agregar un nuevo pasajero relacionado hacer click en "+ Agregar Pasajero Relacionado". . Tarifarios asignados: Deberá asignarle un tarifario para cada área de ventas a la que tenga acceso el pasajero que se está cargando. Para conocer cómo crear y administrar los Tarifarios, deberá ingresar a Área de Ventas > Tarifarios > Tarifarios clientes. . Gastos de reserva: Si desea asignarle un gasto a la hora de que este pasajero efectúe reservas, puede hacerlo ingresando: Moneda, indicar si el gasto tiene Iva y su valor, y se puede optar por incluir un porcentaje de la reserva o un Gasto fijo. . Archivos e imágenes adjuntas: Se pueden adjuntar al pasajero las imágenes o archivos que se deseen. . Observaciones: Campo para incluir observaciones internas al Pasajero que se está cargando. . Marcar como cliente: Tildar esta opción si desea que este pasajero sea considerado como cliente. Una vez completado el formulario pulse el botón Guardar para guardar el pasajero y volver al listado de pasajeros. Todos los pasajeros pueden ser editados desde el ícono del lápiz correspondiente. Todos los pasajeros pueden ser clonados, o eliminados desde los correspondientes botónes.

- ¿Cómo administrar los diferentes Proveedores del sistema?

Ingresando en Configuración > Proveedores > Proveedores Al ingresar veremos un listado de los proveedores creados en su sistema, y un filtro para filtrar por: Nombre, Razón Social, Registro fiscal/tributario, País, Ciudad, Cuenta contable. Para crear un nuevo proveedor deberá presionar el botón “Crear Nuevo”. Se abrirá un formulario para completar con los siguientes campos: . Nombre . Razón Social . Dirección fiscal . Registro fiscal/tributario (CUIT/RUT/NIF/RUC) . Condición IVA . Legajo . Teléfono . Teléfono Emergencia . Código Postal . Email: email general del proveedor . Email Reservas: debe indicar el email al que el sistema le enviará notificaciones cuando se hagan reservas. . País . Ciudad . Provincia . Cadena Hotelera: Si el proveedor es parte de una cadena, puede indicarlo en este campo. Para administrar las cadenas hoteleras disponibles en su sistema puede hacerlo desde Configuración > Productos > Cadenas hoteleras . Cuenta contable: Indicar la cuenta que contabiliza los pagos a este proveedor. Para configurar las cuentas contables, debe primero tener dado de alta su Plan de cuentas (puede hacerlo desde Administración > Contabilidad > Plan de cuentas), y una vez configurado su plan de cuentas debe configurar correctamente sus parámetros contables (puede hacerlo desde Administración > Contabilidad > Parámetros contables). . Voucher Propio?: Marcando esta opción, si el Logo del proveedor está cargado en el campo correspondiente, se verá en el voucher de/l lo/s servicio/s. . Es prestador?: Indicar si el proveedor presta los servicios que vende. En caso de que lo presten terceros indicar No. . Envía Documentos? . Tiene cuenta corriente: Indicar si tiene o no cuenta corriente activa. Para configurar la cuenta corriente de un proveedor debe acceder a Administración > Cuentas > Cuenta corriente proveedor. . Logo: apretar el botón "Seleccionar archivo" para agregar el logo de su proveedor. . Política de vencimiento: Indicar si este proveedor tiene un política de vencimiento prefijada para todos sus servicios. La política de vencimiento puede ser configurada X días antes/después de la fecha de check in, de la fecha de factura, o de la fecha de confirmación. . Cliente/s relacionado/s: Se puede asociar un cliente al proveedor que se está cargando. . Información Bancaria: campo de texto para incluir la información bancaria del proveedor. . Gastos Por Reserva: Si el proveedor cobra Gastos por reserva si puede configurar si es por pasajero o por reserva. Debe indicar la moneda del gasto y especificar el monto ya sea fijo o en %. Para activar el Gasto y que se compute a la hora de efectuar reservas, debe indicar "Si" en el campo "Gasto aplicable a reserva". . Características Especiales: Se debe indicar si el proveedor puede editar tarifas (esto se hace generando un usuario del tipo proveedor y relacionandolo con el proveedor, de modo que dicho usuario puede tener acceso a editar las tarifas de ese proveedor). Adicionalmente se puede habilitar o deshabilitar un proveedor. Si un proveedor está deshabilitado no podrá seleccionarlo a la hora de hacer una reserva. . Comentarios: comentarios internos del proveedor. Una vez completado el formulario pulse el botón Guardar para guardar el proveedor y volver al listado de proveedores. Todos los proveedores pueden ser editados desde el ícono del lápiz correspondiente. Todos los proveedores pueden ser clonados, o eliminados desde los correspondientes botónes.

AREA VENTAS

- ¿Cómo cargar un producto de tipo: Alojamiento en el sistema?

Ingresando en Área de Ventas > Productos > Hoteles Al ingresar veremos un listado de los hoteles creados en su sistema, y un filtro para filtrar por: Nombre, Proveedor, Ciudad, si está habilitado o no, y si aparece en tarifario o no. Para crear un nuevo hotel deberá presionar el botón “Crear Nuevo”. Se abrirá un formulario para completar con los siguientes campos: Primero deberá completar los "Datos Generales": . Nombre: Nombre/Título del hotel . Nombre para itinerario: Nombre que se verá en el itinerario para este hotel. Si es el mismo que el Nombre, no completar. . Nombre (Ingles): Nombre que verán los usuarios que tengan configurado el idioma ingles al reservar este producto. . Nombre (Portugues): Nombre que verán los usuarios que tengan configurado el idioma portugués al reservar este producto. . Codigo: Si lo desea puede identificar este producto con un código. . Proveedor: indicar el proevevdor al que se le compra el servicio. . Prestador: indicar el prestador que presta el servicio. Si es el mismo que el proveedor no hace falta indicarlo. . Descripción: Descripción del producto. . Descripción (Ingles): Descripción que verán los usuarios que tengan configurado el idioma ingles al reservar este producto. . Descripción (Portugues): Descripción que verán los usuarios que tengan configurado el idioma portugués al reservar este producto. . Habilitar producto (Si/No): Habilitando el producto, el mismo estará disponible para ser reservado o sumado a un "paquete dinámico" (ver Área de ventas > Productos > Paquetes dinámicos). . Disponible para usuarios externos en proceso de reserva (Si/No): Un producto puede estar habilitado, pero puede marcarse para que no esté disponible en el proceso de reserva. De ese modo sólo estará disponible para ser sumado dentro de un "Paquete dinámico", pero no para ser reservado individualmente. . Mostrar en Tarifarios > Vista tarifarios (Si/No): Usted puede definir que un producto se vea o no en el despliegue de la sección Área de ventas > Tarifarios > Vista tarifarios . Bases: Defina en qué bases se venderá esté hotel. . Modo Tarifa (Por Persona/Por Habitación): Defina si el hotel desplegará tarias por persona o por habitación. . Categoría: Seleccione la categoría del hotel que está cargando . Tipo de alojamiento: Seleccione el tipo de alojamiento. . Ciudad: Indicar la ciudad en la que se encuentra el producto que está cargando. . Zona: Indicar la zona del producto que se está cargando. . Teléfono: Indicar el teléfono del producto que se está cargando. Este dato aparecerá en el voucher de servicios al reservar el producto. . Dirección: Indicar la dirección del producto que se está cargando. Este dato aparecerá en el voucher de servicios al reservar el producto. . Sitio Web: Indicar el sitio web del producto que se está cargando. . Google Maps: Para incorporar el mapa del Hotel que se está cargando, bastará con buscarlo en Google maps, y copiar y pegar el enlace que aparece en "Incorporar Mapa". . Horario de CheckIn: Indicar el horario de checkin del hotel. Este dato aparecerá en el voucher de servicios al reservar el producto. . Horario de CheckOut: Indicar el horario de checkout del hotel. Este dato aparecerá en el voucher de servicios al reservar el producto. . Facilidades: Marcar todas las facilidades del hotel que se está cargando. Las mismas pueden ser editadas desde Configuración > Productos > Facilidades. . Edades máximas menores: Deberá indicar las edades máximas para los menores del producto que está cargando. Admite Infante, 1er Menor, 2do Menor y Junior. Estos campos debe ser bien definidos puesto que tendrá incidencia tanto en la carga de las tarifas como a la hora de hacer una reserva. . Senior (Edad mínima): Indicar si existe, la edad mínima de un pasajero senior. . Política de ocupación: Texto libre para indicar la política de ocupación del producto. Texto disponible para cargar en los 3 idiomas. . Política de cancelación: Texto libre para indicar la política de cancelación del producto. Texto disponible para cargar en los 3 idiomas. . Agregar Imágen: Apretando este botón usted podrá agregar cuantas imágenes quiera del producto que se está cargando. Las imágenes debes estar previamente guardadas en su computadora. Una vez completados los "Datos Generales" del producto, se deberá guardar para poder avanzar. Podrá optar entre "Guardar producto" (guarda el producto y vuelve al listado de hoteles), "Guardar producto y seguir editando" (guarda el producto y permanece abierto para poder sumarle habitaciones y tarifas), "Guardar el producto y clonar" (si usted está editando un producto y lo quiere clonar, puede apretar este botón y el sistema le guardará una copia del producto sin sobreescribir el que estaba en edición), o "Cancelar" para no guardar los cambios y volver al listado de hoteles.

- ¿Cómo cargar las habitaciones de un Alojamiento? - ¿Cómo cargar cupo o disponibilidad en las habitaciones de un alojamiento? - ¿Cómo cargar bloqueos o soldout en las habitaciones de un alojamiento?

Una vez guardados los "Datos Generales" del hotel, podremos cargar las "Habitaciónes, cupos y bloqueos" del mismo. Para agregar un tipo de habitación a hotel que se está cargando, bastará con apretar el botón "+ Agregar habitación". Se sumará una línea con la nueva habitación a la que le habrá que definir: . Nombre: Nombre del tipo de habitación . Habitación: Seleccionar un tipo de habitación de las precargadas. Pueden ser editadas desde Configuracion > Productos > Tipos de habitaciones / Tarifas . Habilitar: Indicar si este tipo de habitación estará habilitada o no. Si una habitación no está habilitada no estará disponible en el proceso de reserva. . Orden: Define en qué orden desea desplegar las habitaciones. Bastará on poner un orden numérico comenzando en 1 para la primera que se despliega. . Total: Capacidad máxima de la habitación (Adultos + Menores). . AD: Máximo de adultos posibles de la habitación. . MN: Máximo de menores posibles de la habitación. . MAX AD./MN.: Máximo de adultos cuando hay menores. . MIN AD./MN.: Mínimo de adultos cuando hay menores. Puede agregar cuantas habitaciones desee. Una vez que finalizó de cargar o editar las Habitaciónes, deberá apretar el botón "Guardar cambios" para que las habitaciones queden guardadas. Cada habitación tiene un botón para administrar sus respectivos "Cupos y bloqueos". Si una habitación tiene cupo activo, el mismo podrá ser reservado con "Confirmación inmediata". Si una habitación tiene un bloqueo activo no podrá ser reservada. Apretando el botón "Cupos y bloqueos" se abrirá una pantalla que muestra el Mapa de cupos y bloqueos del tipo de habitación seleccionada, para el mes actual y posibilidad de moverse entre meses. El mapa se despliega por fecha y día de la semana, y muestra la cantidad de Cupo original cargado, cupo ya asignado a una reserva, cupo disponible para ser reservado y una cruz roja para Bloquear manualmente un día determinado sobre el Mapa. A su vez se despliegan las referencias que indican sobre el mapa si determinado día tiene Cupo cargado, Bloqueo, Freesale, Una reserva pendiente, o una reserva confirmada. Debajo del mapa usted puede "Administrar cupos" y "Administrar bloqueos". Para cargar un cupo debe apretar el botón "+ Agregar Cupo" y completar los siguiente datos: . Base: indicar la o las bases para las que aplica el cupo. . Noche Inicial / Final: indicar desde qué día aplica el cupo y hasta que día aplica el cupo. . Cantidad: Indicar la cantidad de cupo disponible. Si cuenta con cupo ilimitado seleccione la opción "Freesale". . Release: indica cantidad de días de antelación para el uso de este cupo. xEj: Configurando un release de 2 días, si una reserva es tomada 24 hrs antes del checkin no se confirmará automáticamente sino que quedará con status "A Requerir". . Asignar a un cliente: Puede optar por asignar el cupo que está cargando para que sólo pueda ser utilizado por determinado cliente. . Asignar a un tarifario: Puede optar por asignar el cupo que está cargando para que sólo pueda ser utilizado por los clientes que tengan relacionado determinado tarifario. Una vez completados los datos puede "Guardar cupo" o Cancelar la operación. Si guarda el cupo quedará guardado y disponible en el listado de cupos cargados y se desplegará en el mapa del mes correspondiente. Para cargar un bloqueo debe apretar el botón "+ Agregar bloqueo" y completar los siguiente datos: . Noche Inicial / Final: indicar desde qué día aplica el bloqueo y hasta que día aplica el bloqueo. . . Cerrar todas las habitaciones: seleccionando esta opción se bloquearan todas las habitaciones cargadas en este hotel para las fechas seleccionadas. Una vez completados los datos puede "Guardar bloqueo" o Cancelar la operación. Si guarda el bloqueo quedará guardado y disponible en el listado de bloqueos cargados y se desplegará en el mapa del mes correspondiente.

- ¿Cómo cargar las tarifas o vigencias de un Alojamiento?

Una vez que se guardaron las habitaciones del hotel, podrán cargarse las diferentes "Tarifas" de dicho hotel. Para hacerlo se debe apretar el botón "+ Agregar tarifa". Se abrirá una nueva página para cargar una nueva Tarifa o vigencia. Deberán completarse los siguientes campos: . Descripción de la tarifa: Uso informativo. xEj: Temporada alta. . Vigencia: Deberá indicarse el período disponible para uso del producto (Desde-Hasta) . Período habilitado de venta: Deberá indicarse el período disponible para la venta del producto (Desde-Hasta). . Régimen alimentario: indicar régimen alimenticio de la vigencia. . Prioridad: Otorga prioridad a la tarifa sobre otras cargadas dentro de las mismas fechas. Más alto el número, mayor prioridad. La tarifa que se muestra en el proceso de reserva para una fecha determinada, será la de mayor prioridad sobre otras coincidentes (Si tenemos 2 vigencias o tarifas creadas en fechas iguales, con el mismo régimen alimenticio, y que aplican para los mismos días de la semana, el sistema muestra la de mayor prioridad). . Mínimo de noches a reservar: Se puede configurar una tarifa para que pueda ser reservada sólo si se toma por un mínimo de noches. Esta opción puede ser configurada, ya sea "En toda la estadía" (Si se busca alguna noche fuera de la vigencia muestra la tarifa (promedia tarifas)", o "En esta vigencia" (Si se busca alguna noche fuera de la vigencia no muestra la tarifa). . Días de las semana que aplica la tarifa: Seleccionar qué días de la semana aplica la tarifa. . Tarifas aplicables para: Indicar si la tarifa que se está cargando aplica para: Todos, solo para Residentes, o sólo para No Residentes. . Tarifas destacada para web (Si/ No): Este campo aplica solamente si cuenta con su web conectada a Witwan. . Tarifa incluye Promoción: Indicar si la presente tarifa incluye una promoción, indicando la Nota promociónal y el Vencimiento de Pago de Promoción. . Acumulable: indicar si la tarifa es acumulable en el caso de tener programa de millas. . Descuento de noches: indicar si la presente tarifa tiene promoción del tipo X noches al precio N. (xEj: 7 noches al precio de 6- al tomar 7 noches por el sistema dentro de esta vigencia el sistema descontará 1 noches). . Política de vencimiento: Indique los criterios para el vencimiento de las reserva de estas tarifas. Puede ser configurado X cantidad de Días luego de efectuada la reserva, o X cantidad de Días antes del checkin. . Cotización especial: El sistema tomará la cotización de las monedas configurada en Administración > Monedas > Tipo de cambio, si se desea forzar ese tipo de cambio puede hacerse definiéndolo en este campo. . Redondear precios finales (venta + IVA): El sistema está pensado para calcular automáticamente las tarifas relacionando el costo con los diferentes tarifarios (Área de ventas > Tarifarios > Tarifario clientes). Para redondear los cálculos que hace el sistema usted puede seleccionar: Sin redondeo, redondear precios para arriba o redondear para abajo. . Notas: Campo para incorporar Notas en la vigencia/tarifa que se está cargando. . Tarifas: Se indicará el modo de tarifas cargado en el hotel (por noche o por habitación). . Moneda de costo: Definir la moneda en la que deberá pagarle el producto al proveedor. El sistema calculará automáticamente los precios de venta según los tarifarios cargados tomando el tipo de cambio configurado en Administración > Monedas > Tipo de cambio, o en su defecto el tipo de cambio forzado en el campo "Cotización especial". . Base: indica las habitaciones cargadas en el hotel y sus bases disponibles. . Costo: campo para cargar el costo del producto, es decir lo que se le deberá pagar al proveedor. . Destacar: La tarifa "Destacada" es la que se publicará en los resultados de búsqueda . Calcular Venta: Una vez definida la moneda del costo y el costo, si usted tiene tarifarios cargados el sistema, apretando este botón se calculará automáticamente el precio de venta de cada base para todos los tarifarios que estén disponibles. La cuenta que se hace es costo/markup, iva no incluido. . Tarifa Manual: Si usted desea forzar los precios de venta puede hacerlo seleccionando esta opción que habilita los precios de venta para ser modificados en forma manual. Una vez completado el formulario pulse el botón "Guardar" para guardar la vigencia y regresar a los los datos generales del hotel, en donde podrá visualizar la tarifa/vigencia cargada. Si usted quiere clonar una vigencia puede hacerlo desde el botón "Clonar" que generará una copia del a vigencia sin sobreescribir la que se está creando/editando. Puede optar por pulsar el botón cancelar para no guardar los cambios y volver a la info del Hotel.

- ¿Cómo se genera una reserva/cotización?

Ingresando en Área de Ventas > Reservas > Nueva reserva / cotización En la parte superior y recuadrado en rojo aparece el carrito de servicios asociados vacío. A continuación deberá completar los campos para realizar una “BÚSQUEDA de servicios” con el objetivo de ir sumando servicios a su carrito para poder luego efectuar una reserva o guardarla como cotización. Si está logueado como un usuario que tenga configurada la opción "Usuario interno", usted podrá realizar reservas a favor de los clientes configurados. Por lo cual en el primer campo deberá indicar a favor de qué "Cliente" se realizará la reserva. Si dicho cliente cuenta con usuarios cargados podrá indicar en el siguiente campo "Usuarios" el usuario para el que esté efectuando la reserva. Cabe destacar que los usuarios del tipo Cliente tienen configurada esta página como inicio, y no seleccionan estos 2 primeros campos (Cliente , Usuario) dado que ya les aparece precargado. Luego deberá indicar "Apellido del titular" y "Nombre del titular" o pasajero principal de la reserva. Al hacerlo se desplegarán los campos de Selección de productos. Adicionalmente se debe indicar si el titular de la reserva es "Residente" o no, y si no lo fuera la "Nacionalidad". Bajo el título "Selección de productos" se desplegarán en forma de pestañas los diferentes tipos de productos que estén disponibles para ser reservados en su licencia. Si no tiene producto cargado, ni producto de interfases, aparecerá sólo la opción de carga de "Eventuales".

- ¿Como sumar al carrito de servicios un producto de Alojamiento precargado en el sistema? - ¿Como sumar al carrito de servicios un producto de Alojamiento conectado directamente con el proveedor? Productos de Interfase hotelera

Una vez desplegadas las diferentes pestañas con los tipos de productos disponibles, se deberá seleccionar el tipo de producto deseado. Si optamos por un producto de tipo Hotel, se desplegará el filtro de búsqueda con los siguientes campos: . Destino: escriba las primeras letras de su destino y se desplegará un listado con los destinos disponibles en los que existe producto cargado. Seleccione un destino de dicho listado. . Nombre del hotel que está buscando dentro de dicho destino. . Fecha desde y hasta: Seleccionar fecha de checkin y checkout. . Se desea puede filtrar por categoría del alojamiento buscado. . Si tiene producto hotelero con Interfase a sus proveedores, tendrá la opción de marcar cada interfas para incluirla o no en la búsqueda. . Luego deberá indicar cantidad de habitaciones que se desean reservar (por defecto 1), y dentro de cada habitación la cantidad de adultos y menores con sus respectivas edades. Una vez completados todos los datos debe apretar el botón "Buscar". El sistema buscará productos que coincidan con su criterio de búsqueda y desplegará los Resultados indicando la ciudad, las fechas, cantidad de noches buscadas y cantidad de alojamientos encontrados. Cada alojamiento u hotel se despliega en un recuadro, con: . Imagen (si la tiene cargada). . Nombre del hotel. . Categoría del hotel. . Ciudad en la que se encuentra el hotel. . Recuadro con el precio destacado, que indica el status en que se puede reservar el producto (a querir, confirmación inmediata, o Sold Out), precio desde y si el mismo es por habitacion o por persona por noche. . Botón "Info/politicas": despliega información referida al hotel (dirección, descripción, facilidades, política de menores, política de ocupación, imágenes, mapa, horarios de checkin-out, ). . Botón "Tarifas/reservar": Despliega un recuadro por habitación solicitada, indicando los tipos de habitaciónes disponibles, con un campo para seleccionar la deseada e indicando: Número de Habitación, Capacidad máxima, Precio x noche, Precio estadía, Gastos e IVA (si aplica), y Total de la habitación. Debe seleccionar una opción para cada habitación solicitada y apretar el botón "Reservar" para sumar el servicio al carrito. Se sumará una línea por cada habitación reservada.

- ¿Como sumar al carrito de servicios un producto de Excursiones precargado en el sistema? - ¿Como sumar al carrito de servicios un producto de Excursiones conectado directamente con el proveedor? Productos de Interfase de actividades

Una vez desplegadas las diferentes pestañas con los tipos de productos disponibles, se deberá seleccionar el tipo de producto deseado. Si optamos por un producto de tipo Excursiones, se desplegará el filtro de búsqueda con los siguientes campos: . Destino: escriba las primeras letras de su destino y se desplegará un listado con los destinos disponibles en los que existe producto cargado. Seleccione un destino de dicho listado. . Fecha desde y hasta: Seleccionar fecha de checkin y checkout. . Si tiene producto hotelero con Interfase a sus proveedores, tendrá la opción de marcar cada interfas para incluirla o no en la búsqueda. . Luego deberá indicar cantidad de adultos y menores. Una vez completados todos los datos debe apretar el botón "Buscar". El sistema buscará productos que coincidan con su criterio de búsqueda y desplegará los Resultados indicando la ciudad, las fechas, y cantidad de excursiones encontradas. Cada excursion se despliega en un recuadro, con: . Imagen (si la tiene cargada). . Nombre del producto. . Ciudad en la que se encuentra el producto. . Recuadro con el precio destacado, que indica el status en que se puede reservar el producto (a querir o confirmación inmediata), precio desde y su descripción y un totalizador que indica la Tarifa, los Impuestos (si los hubiera), los Gastos e IVA (si los hubiera), la moneda y el importe total. . Botón "Info/politicas": despliega información referida a la excursión (descripción, política de menores, política de ocupación, imágenes). . Botón "Tarifas/reservar": Despliega un recuadro por excursion solicitada, indicando: Un campo para seleccionar Cantidad de pasajeros o bases con su status, Tipo de servicio (puede indicar Hora pickup, Lugar pickup y Lugar dropoff para que luego aprezcan en el voucher de servicio), Precio adulto, Precio menor, Impuestos, Gastos e IVA y un campo con el Total. Debe seleccionar una opción y apretar el botón "Reservar" para sumar el servicio al carrito.

- ¿Cómo sumar al carrito un servicio que no tengo precargado en el sistema? Carga de productos "eventuales"

Los "eventuales" sirven para ir sumando servicios que no están precargados a una reserva. Lo primero que se debe indicar al cargar un eventual es el Tipo de producto o servicio. Se puede optar entre varias opciones (Hotel, Traslado, Excursión, Paquete, Guía, Asistencia de viaje, Alquiler de auto, Aéreo, Crucero, Tren Ferry, Incentivo, Fee, Anticipo, Gastos, Impuestos, etc.) El eventual está pensado para poder agregarle a una reserva cualquier servicio en forma manual. Dependiendo el tipo de servicio que usted seleccione, los campos que deberá completar para poder reservar dicho servicio. Los campos obligatorios están resaltados en negrita. Cabe destacar que los campos en los eventuales son configurables a nivel licencia, país de la licencia y tipo de negocio. Se puede por ejemplo crear un eventual del tipo Hotel, en cuyo caso deberá completar los siguientes campos: - Datos Generales: . Nombre o titulo del servicio cargado (xEJ: Hotel Sheraton Buenos Aires) . Cantidad de pasajeros (indicar cantidad de Adultos - Menores- Juniors- Infantes) que estarán utilizando dicho servicio. . Cantidad de habitaciones (indicar cantidad de habitaciones Singles- Dobles- Triples- Cuádruples que se estarán reservando en el servicio. . Proveedor (indicar el proveedor del servicio, o sea la empresa a la que le está comprando el servicio) . Prestador (indicar el prestador del servicio, o sea la empresa que efectivamente presta el servicio) . Vencimiento de pago (indicar fecha de vencimiento de pago al proveedor. Se pueden indicar hasta 3 fechas diferentes (Seña, Refuerzo, Saldo) indicando la fecha y el monto a pagar. . N° de confirmación (En el caso de que el servicio esté confirmado, indicar si el proveedor nos ha dado un número de confirmación del servicio) . Mail de confirmación del proveedor (campo disponible para copiar y pegar el texto del mail del proveedor en donde confirma el servicio) . País (en donde se presta el servicio) . Ciudad (en donde se presta el servicio) . Fecha in - Fecha Out (seleccionar rango de fecha de uso del servicio) . Status (seleccione el estado del servicio. Puede optar entre: Pendiente, Confirmado o Cerrada) . Voucher propio (indicar si el logo del cliente para el cual se está reservando debe aparecer en el voucher de este servicio. Para esto debe estar correctamente cargado el logo en Configuración > Clientes / Pasajeros > Clientes) - Descripción (visible en Planilla de Guardia / Trafico / Guías) - Liquidación: . Moneda de Costo (indicar tipo de moneda del costo del servicio, es decir en qué moneda cobrará el servicio al proveedor) . Moneda de Venta (indicar tipo de moneda de venta del servicio, es decir en qué moneda deberá el cliente pagar el servicio) . Tipo de cambio (indicar si quiere forzar un tipo de cambio. Si usted no completa estos 2 campos el sistema los tomará automáticamente del tipo de cambio configurado en Administración > Monedas > Tipo de cambio. Si desea forzar el tipo de cambio deberá completar el tipo de cambio de Costo y de Venta con el valor deseado. . Costo no sujeto a IVA: Si parte de su costo no está sujeto al impuesto al valor agregado o IVA, deberá indicar los montos correspondientes en el campo que corresponda, ya sea No computable o Exento de Iva. . Costo sujeto a IVA: Indicar la parte del costo que esté sujeto a IVA. Puede optar por diferentes porcentajes de IVA según sea su país de origen. Por ejemplo: IVA 10.5%, o IVA 21% para el caso de Argentina. . Costo total (el sistema calculará automáticamente de acuerdo a los campos anteriores, el costo total Sin IVA y el costo total con Iva. . Impuestos totales (indicar impuestos del servicio que se está reservando). . Markup: Campo para indicar el markup o ganancia que se definirá para este servicio. Para hacerlo deberá indicar un Coeficiente de markup (de 0 a 1, xej: indicando un markup de 0.8 el sistema dividirá el costo por dicho coeficiente. Suponiendo que tenemos un costo de 100 el sistema calculará 100/0.8 = 125). Adicionalmente puede indicar si dicho coeficiente debe ser calculado sobre el 100% de costo -por defecto- o sobre otro porcentaje. . Comisión (indicar si el precio de venta será comisionable o no. Debe indicar el porcentaje de comisión -xej:10%- y definir en el campo Base comisión si dicho porcentaje se aplica al 100% de la venta - por defecto- o sobre otro porcentaje % Comisión. . Venta FINAL: campo resultante de la suma del Costo total (con iva si tiene cargado) + impuestos + el cálculo de coeficiente de markup - Comisión. . Rentabilidad bruta: Venta final - Costo total - impuestos. . Rentabilidad no computable: parte de la rentabilidad no computable. . Rentabilidad Exenta: parte de la rentabilidad exenta . Renta gravada 10.5%: parte de la rentabilidad gravada al 10.5% . Rentabilidad gravada 21%: parte de la rentabilidad gravada al 21% . IVA rentabilidad: Iva calculado sobre la rentabilidad gravada . Rentabilidad Neta: Rentabilidad bruta - Iva rentabilidad * Los campos de los eventuales varían de acuerdo al tipo de producto seleccionado, siendo el Hotel el que más campos requiere, por lo que se ha tomado como ejemplo. Si tiene dudas puntuales respecto a otros campos comuníquese con ayuda@witwan.com Una vez completados los campos (al menos los mandatarios), se debe clickear el botón "Finalizar" para sumar el servicio que se está cargando al carrito de compras.

- ¿Cómo utilizar el carrito de servicios y generar una reserva o una cotizacion?

Una vez sumado un producto se desplegará dentro del carrito de "Sus servicios a reservar"(cantidad de servicios sumados), indicando: . Cruz roja para eliminar el servicio del carrito . Tipo de producto . Nombre del producto . Fecha in/out . Cantidad de pasajeros: indica cantidad de pasajeros adultos, menores, etc. Existe un botón "Nominar" para poder completar los datos de todos los pasajeros que tomarán el servicio. Esto puede ser completado también una vez generada la reserva. . Total venta con impuestos . Comisión . Neto a pagar . Detalle liquidación: Pulsando el detalle se despliega el detalle de la liquidación del servicio, mostrando: Costo total, Markup, Precio venta, Comisión, Gastos proveedor, Impuestos, Subtotal, IVA, Gastos admin., Gastos banc., Total a pagar. Luego hay un cuadro totalizador "Totales servicios", que calcula los totales de los servicios que se hayan ido sumando al carrito. Allí se vuelven a despliegan los campos: Costo total, Markup, Precio venta, Comisión, Gastos proveedor, Impuestos, Subtotal, IVA, Gastos admin., Gastos banc., Total a pagar. Si usted está logueado como usuario de tipo interno, dentro del carrito aparecerá un cuadro de Notificaciones, donde se podrá "Marcar notificaciones a enviar por email al reservar". Por defecto no viene ninguna notificación marcada, por lo cual al efectuar la reserva no se envían notificaciones a menos que sean marcadas para enviar. Para hacerlo dentro de este cuadro se muestran los siguientes campos: . Enviar?: checkbox para tildar si quiere enviar la notificación seleccionada. . Para: indica a quien se le enviará el correo. . Email: indica el email de la persona a la que se le enviará el correo. . Titular: indica el titular del servicio. . Vista previa: opción para desplegar el correo que se enviará si es tildado el campo "Enviar?". Para completar el proceso del carrito de compras se debe optar por hacer click en los siguientes botónes: . Reservar Servicios: Se genera una reserva y se abre el listado de reservas (Área de ventas > Reservas > Reservas), desde donde se puede acceder a dicha reserva. . Reservar servicios y abrir reserva: Se genera una reserva y se abre dicha reserva para su vista/edición. . Guardar como cotización: Guarda los servicios en el carrito como una cotizacion. Luego desde Área de ventas > Reservas > Cotizaciones, se podrá actualizar los precios y proceder a realizar la reserva si así lo desea. . Cancelar servicios: cancela los servicios en el carrito. Si usted desea puede seguir agregando servicios al carrito de compras. Deberá seleccionar debajo del carrito, un nuevo producto bajo el título "Seleccionar producto" eligiendo la pestaña deseada. Si desea agregar un producto que usted tenga precargado en el sistema o un producto de interfase, deberá seleccionar la pestaña deseada, y completar el filtro del producto en cuestión (Para cargar producto en el sistema remítase a Área de ventas > Productos > y seleccione el tipo de producto que desea cargar).

- ¿Cómo administro las reservas del sistema?

Ingresando en Área de ventas > Reservas > Reservas. Se despliega un filtro que permite seleccionar los parámetros deseados para obtener las reservas coincidentes con la búsqueda. Se puede filtrar por código de reserva, status general de la reserva, cliente, vendedor asignado, usuario que efectuo la reserva, operativo/promotor asociado a la reserva, proveedor, prestador, cadena hotelera, representate geográfico, nombre del pasajero titular de la reserva, úmero de ticket aéreo relacionado, número de factura asociada, Grupo/Negocio, código de confirmación del proveedor, rango de fecha de alta, rango de fecha de emisión, rango de fecha in, rango de fecha out, rango de fecha de vencimiento, rango de fecha de facturación, tipos de productos relacionados, código externo, File facturados (totalmente, parcialmente, Sin facturas, Indistinto), residencia del titular, mostrar sólo reservas con y/o sin cobros, mostrar reservas vencidas, mostrar sólo reservas ocultas. Una vez realizada la búsqueda el sistema nos devolverá un listado con las reservas solicitadas, indicando: . Código de reserva: Se despliega el código de la reserva formado por un prefijo de 2 letras y números correlativos. Haciando click sobre el código de la reserva se abrirá la misma para su administración. Si la reserva tiene avisos importantes, los mismos se despliegan al pasar con el mouse sobre un ícono triangular con signo de exclamación. Si un file se encuenra facturado aparecerá la leyenda "FACTURADO" debajo del código de la reserva. Si una reserva se encuentra agrupada con otra, debajo del código indicará con cuál está agrupada. . Status: Marca el status general de la reserva. . Cliente/Vendedor asignado: Indica el cliente de la reserva y su vendedor asignado si lo tiene. . Titular: Indica el titular de la reserva. . Productos: Inidca los productos o servicios asociados a la reserva. . Fecha alta: Inidca fecha de alta de la reserva. . Vencimiento: Inidca fecha de vencimiento de la reserva. . Fecha in: Inidca fecha in del primer servicio. . Fecha out: Inidca fecha out del ultimo servicio. . Neto/Saldo: Indica el Neto, y el saldo a pagar. Si usted tiene configurada una pasarela de pagos, aparecerá el botón para "Pagar online". . Historial/Resumen: Clickeando el ícono del reloj se abrirá una ventana que muestra 2 pestañas, con un resumen del file y el historial del mismo. La pestaña del resumen muestra datos generales del file (Fecha alta, Usuario, Cliente, Vendedor), los productos asociados (Tipo de producto, status del servicio, descripción, fecha in-out, cantidad de pasajeros, titular y precio de venta), y Liquidación (Precio de los servicios, comisión, subtotal, impuestos y gastos, total a pagar). Ingresando en la pestaña de "Historial" se puede ver el historial de cambios efectuados en la reserva (Fecha, Status, Usuario, IP Usuario, Campo, Valor), los pagos a los proveedores, los cobros a los clientes, y si existen reservas relacionadas. Se puede imprimir o guardar en un pdf tanto el historial como el resumen de la reserva. . Campo de selección para realizar "Acciones" sobre las reservas: Se pueden realizar 3 acciones diferentes: Eliminar las resevas seleccionadas, Exportar las reservas a un excel, y Agrupar reservas. En el caso de agrupar reservas, deberá definir cúal de las reservas seleccionadas actuará como reserva principal y cual o cuales como secundarias. Para editar una reserva bastará con presionar sobre el código de la misma. Los campos que se mostrarán en la reserva dependerán del tipo de usuario con que se esté logueado. Si usted es Administrador General, se desplegarán todos los campos. Haciendo click en el código, se abrirá una nueva página con la reserva seleccionada, indicando: "Datos generales" de la reserva: . Tipo de reserva: Define el prefijo de su reserva. Depende de la configuración de su licencia si aparecerán opciones o solo un código. . Cliente: Cliente asignado a la reserva. . Usuario: Usuario que efectuó la reserva. . Facturar A: Indicar si la reserva debe ser facturada a un cliente diferente al cliente de la reserva. Si se factura el mismo no hace falta completar el campo. . Fecha alta: Fecha de alta de la reserva. . Vendedor asignado: Vendedor asignado a la reserva. Puede ser modificado. . Reserva efectuada por: inidca el usuario que realizo la reserva. . Área de aplicación: Indica el área de aplicación de la reserva. Una reserva puede ser cambiada de área según las disponibles en su licencia. . Moneda: Define la moneda de la reserva y por lo tanto aquella que se usará en la liquidación de los servicios. . Grupo/Negocio: Usted puede asignarle a su reserva un Grupo o Negocio. Sirve para agrupar reservas. Los grupos o negocios se administran desde Configuración > Varios > Negocio. . Identidad: El sistema está preparado para poder manejar diferentes identidades. Es decir, usted puede tener configurado más de una "marca" con su respectivo nombre y logo, y optar por definir la deseada para la reserva en cuestión. Insidirá en las Notificaciones, vouchers e itinerario. . Titular nombre: Nombre del titular de la reserva. . Titular apellido: Apellido del titular de la reserva. . Titular celular: Celular del titular de la reserva. . Nacionalidad: Nacionalidad del titular de la reserva. . Autorizado por tráfico: Dependiendo de la configuración de su equipo de trabajo, usted puede optar por tener que Autorizar las reservas por tráfico antes de ser pagadas al proveedor. . Ocultar (Solo visible con permiso habilitado): Sirve para ocultar reservas del listado de reservas. . Cantidad de pasajeros: Cantidad de pasajeros de la reserva. . Vencimiento: Fecha de vencimiento de la reserva, según los servicios asociados. . Moneda para facturacion: Inidca la moneda en que se facturará la reserva. . Vencimiento de Seña: Indica el vencimiento de seña si la hubiese. . Status: Status general de la reserva. Si uted tiene todos los servios confirmados, la reserva quedará confirmada. Si cuenta con al menos 1 servicio sin confirmar el status de la reserva será "Pendiente". Una reserva puede ser cerrada cuando esté lista para facturar. No se pueden hacer cambios sobre reservas cerradas. . Cancelar reserva: Este botón sirve para cancelar toda la reserva. Todos los servicios asociados quedarán cancelados. Para hacer efectivo el cambio deberá guardar los cambios efectuados en la reserva. . Operativo/Promotor: Indica si existen operativos/promotores asociados. . Reserva/s relacionada/s: Indica si hay reservas relacionadas. . Codigo externo: Indica un código externo adicional.

Servicios asociados a una reserva: - ¿Cómo genero evouchers para enviarle al pasajero? - ¿Cómo genero un itinerario para enviarle al pasajero?

"Servicios asociados" a la reserva: se muestran todos los servicios asociados a la reserva indicando: . #: indica el orden en que de muestran los servicios. Puede editarse manualmente. . Servicio: indica el tipo de servicio. . Nombre: Inidica nombre del servicio y proveedor del mismo. . Status: indica status del servicio. . Check-in / Check-out: indica fecha de checkin-out del servicio. . Titular: Inidica el titular del servicio. . Editar: El ícono del lápiz sirve para editar el servicio. Ingresando se puede ver     . Título o nombre del servicio     . Datos generales: Dependiendo del servicio el sistema muestra los siguientes campos: Nombre del servicio, Tipo de servicio, Status, Fecha in - Fecha Out, cantidad de noches, Horario Check in, Horario Check out, Lugar pickup, Lugar dropoff, Hora de vuelo, Código de vuelo, Ciudad, Tipo de habitación / Categoría, Régimen de comidas, un campo de comentarios internos, un campo para incluir comentarios al proveedor en las Notificaciones, un campo para poder describir día por día el servicio, un campo para poder Ocultar itinerario y liquidacion cuando el cliente abra la reserva, y un campo para indicar si el servicio tiene devolución de IVA     . Habitación: Cantidad de habitaciones     . Pasajeros: Cantidad de pasajeros y datos de los mismos (tipo de pasajero, nombre, apellido, nacionalidad, pasaporte, cuit/cuil, edad, fecha nacimiento     . Costo: Moneda de costo, Importe del costo, Iva costo.     . Cotizacion eventual: Si el producto es eventual, usted podrá editar su liquidación (Moneda de costo y venta, Tipo de cambio de costoy venta, costo exento, costo no computable, Costo sujeto a IVA, Costo total, Impuestos totales, markup, Comisión, Precio final con impuestos, venta final sin impuestos.)     . Confirmación: espacio para incluir la confirmación del proveedor (nombre del proveedor y prestador, campo para indicar el primer vencimiento de pago y el monto, campo para indicar el segundo vencimiento de pago y su monto, campo para indicar tercer vencimiento de pago y su monto, campo para indicar el N° de confirmación que le haya brindado el proveedor -si el producto es de interfase este campo se genera automaticamente si el status esta confirmado, y un campo para copiar y pegar el mail de confirmación que le haya enviado el proveedor. Si el producto es modificado deberá "Guardar cambios", si el producto necesita ser recotizado por los cambios introducidos deberá apretar el botón "Recotizar" antes que el sistema le permita "Guardar cambios". Si se efectuan cambios en algun servicio se deberá luego Guardar la reserva para que dichos cambios sean guardados. . Voucher: Cada servicio genera un voucher para el pasajero. El mismo cuenta con los siguientes datos: Nº, Fecha emisión, Nº de Reserva, Pasajeros, Titular, Proveedor (Dirección, Teléfono, Tel. urgencia), Prestador (Dirección, Teléfono, Tel. urgencia), Servicio a proveer (con codigo del servicio, titulo o nombre dle servicio, Fecha in - Fecha Out, y segun el tipo de servicio horario de check in-out, lugar y horario de pickup - dropoff, n° de vuelo), y un campo adicional para incluir Comentarios en el voucher (si se incluyen comentarios se debe apretar el botón que dice "Guardar Voucher". Se puede optar por imprimir el coucher o guardarlo como pdf. . Campo de seleccion de acciones: Sirve para marcar varios servicios y luego presionando el botón "Abrir sleccionados" abrirá los vouchers de los servicios selecciondos todos juntos en una misma pantalla con la posibilidad de imprimirlos o guardarlos como pdf. . Cancelar: Presionando la cruz roja, el servicio quedará marcado para ser cancelado al guardar los cambios de la reserva. Si no se guardan los cambios en la reserva el servicio no quedara cancelado. . Botón "Agregar servicio": Sirve para Agregar un servicio a la reserva. Apretando este botón será redirijido a la pantalla de busqueda de productos. Una vez sumado su producto al carrito bastará con "Reservar los servcios" para sumar dicho servicio a la reserva. . Botón "Itinerario": Despliega el itinerario de viaje, indicando Titular, Cantidad de pasajeros, código de reserva, texto bienvenida, listado de traslados ordenados por día con la siguiente información: fecha de checkin-out, Nombre o titulo del servicio, número de confirmación, Datos de Pickup, Dropoff, N° vuelo, Horario de Checkin-out según corresponda, y un campo de Comentarios para poder incluir en el itinerario. Si incluye Comentarios, deberá apretar el botón "Guardar comentarios". Puede optar por imprimmir el itinerario o guardarlo como pdf. . Botón "Normalizar nombres": permite rápidamente acomodar los nombre de los pasajeros para cada servicio asociado a la reserva. Muestra primero los Nombres guardados en todos los servicios (nombre, apellido, documento, nacionalidad, telefono, fecha nacimieno, edad). Luego un listado de todos los servicios asociados al file con sus pasajeros asignados y la posibilidad de modificarlos o "mantener la información actual". Para que sus modificaciones queden guardadas deberá apretar el botón "Actualizar". . Botón "Ver servicios cancelados": si la reserva cuenta con servicios cancelados, podrán visualizarse apretando este botón. Un servicio cancelado no puede modificarse, si desea deberá agregarlo desde "+ Agregar servicio".

Liquidación de Servicios asociados a una reserva:

"Liquidación" de la reserva: La liquidación puede variar en función a la configuración de su licencia. Se muestra una línea por servicio asociado a la reserva, indicando: . Nombre del servicio . Costo . Cotización moneda costo . Cotización moneda venta . Precio de Venta . Markup . Comision/% . Neto sin impuestos . Impuestos . Subtotal . Iva . Gastos administrativos (si estan configurados) . Gastos comerciales (si estan configurados) . Total: se puede forzar los totales de cada servicio sobre la liquidación. Si lo hace deberá "Gaurdar la reserva". . Rentabilidad Hay una opción para forzar el tipo de cambio para factura de servicios terrestres", y otra para no cobrar los gastos administrativos y comerciales en caso de estar configurados. Debajo de todos los servicios hay un Totalizador. "Cuenta corriente Cliente": "Cuenta corriente Proveedor": "Cobros": Si la reserva tiene cobros relacionados, apareceran listados aquí, indicando: . Fecha . Moneda . Importe . Descripción: En la descripción podrá verse un acceso al recibo del cobro y un link para "Generar devolución" en el caso que corresponda. Adiconalmente hay un campo Totalizador y un campo de Saldo que resta pagar. "Pagos": Si la reserva tiene pagos relacionados, apareceran listados aquí, indicando: . Fecha . Moneda . Importe . Descripción: En la descripción podrá verse un acceso al recibo del cobro y un link para "Generar devolución" en el caso que corresponda. Adiconalmente hay un campo Totalizador y un campo de Saldo que resta pagar. "Facturas": Si la reserva tiene facturas relacionadas, apareceran listados aquí, indicando: . Fecha de factura . Número de factura . Estado . Acceso al recibo relacionado . Acceso a la factura . Si la factura fue enviada o no. "Observaciones (visibles en mail al cliente)": campo para hacer observaciones y que las mismas puedan ser enviadas en la Notificación al cliente. Si hace observaciones deberá "Guardar la reserva" para poder obserar los cambios. "Notificaciones enviadas": Si usted ha enviado notificaciones en la reserva, las mismas aparecerán listadas aquí, indicando: . Fecha de envío . Para: destinatario . Asunto . Ver: vista del mensaje enviado. "Notificaciones pendientes": Si usted tiene notificaciones pendientes a enviarse en la reserva, las mismas aparecerán listadas aquí, indicando: . Campo de selección: Si usted tilda una notificación la misma se enviará una vez apretado el botón "Guardar reserva y enviar notificaciones". . Para: destinatario . Asunto . Vista previa: vista del mensaje ha enviar. "Comentarios internos": Comentarios de uso interno, que los diferentes usarios que operen la reserva pueden ir sumando. Si hay comentaríos quedarán guardados por orden, indicando: . Usuario: que realizo el comentario . Fecha del comentario . Comentario Para guardar un comentario deberá pulsar el botón "Agregar comentario", y luego deberá "Guardar la reserva". botón "Guardar y enviar notificaciones": Todos los cambios introducidos en la reserva quedarán efectivos una vez se aprieta el botón "Guardar y enviar notificaciones". El mismo enviará sólo aquellas notificaciones que hayan sido tildadas en "Notifcaciones pendientes". Botón "No guardar y volver": Descarta los cambios y regresa al listado de reservas. "Archivos adjuntos": Se puede adjuntar cualquier tipo de archivo de imagen, texto, pdf, word, excel, etc a una reserva. Bastará con apretar el botón "+ Agregar adjunto" y seleccionar el arhivo deseado. No es necesario guardar la reserva luego.

AREA ADMINISTRACION

- ¿Cómo ingresar un cobro en una reserva? - ¿Cómo genero un e-recibo de cobro?

Ingresando en Administración > Caja > Cobranzas Se despliega un filtro que permite seleccionar los parámetros deseados para obtener las reservas coincidentes con la búsqueda. Se puede filtrar por código de reserva, número de ticket aéreo, cliente, nombre del pasajero titular de la reserva, rango de fecha de alta, rango de fecha in, rango de fecha de vencimiento de factura, número de factura, mostrando y/u ocultando las reservas ya pagadas y las reservas canceladas*. Una vez realizada la búsqueda el sistema nos devolverá un listado con las reservas solicitadas, indicando a qué Cliente pertenece, el número de reserva, La fecha de vencimiento de la misma, la moneda de la reserva, el precio de venta, los importes cobrados , el saldo por cobrar, y un acceso a la Cta Cte. del cliente asociado a la reserva. Adicionalmente hay un checkbox para seleccionar la o las reservas para las que se ingresará un cobro. Un mismo cobro puede ser imputado a diferentes reservas siempre que sean del mismo cliente. Una vez realizada la selección presionar el botón “Procesar” para continuar. Se abrirá una pantalla para ingresar el cobro. En el formulario para ingresar el pago se puede visualizar el cliente, la moneda y el tipo de cambio en el que se estará efectuando el pago (que proviene del tipo de cambio seteado en Administración > Monedas > Tipos de cambio). Si se desea se puede editar el tipo de cambio manualmente. Se puede modificar también la fecha en la cual se está cobrando. Se puede además incorporar observaciones, que estarán visibles luego en el recibo que se generará automáticamente una vez procesado el cobro. Luego del campo Observaciones, podemos ver una cuadro con la o las reservas para las que se está procesando el pago. En el cuadro se pueden ver los siguientes campos, número de la reserva, UATP (en el caso de boletos aéreos), moneda y monto del file, moneda y monto del precio de venta, y Total a cobrar. Luego hay un campo editable llamado Saldo en el que viene precargado el importe a cobrar por reserva. Dicho importe puede modificarse manualmente, por ejemplo en el caso de un pago parcial por parte del cliente. De las sumas de los saldos de la o las reservas que se están cobrando, se muestra un campo Saldo Total. Dicho saldo total es de importancia puesto que define el importe a ingresar en Formas de Pago. El monto o la suma de montos ingresados en Formas de pago, deberá ser igual que el saldo total. El sistema no habilita a Procesar el cobro si dichos importes no son coincidentes. En el caso de reservas que ya tienen algún cobro efectuado, al agregar un nuevo cobro aparecerá el cobro anterior efectuado con link al recibo generado. Para ingresar una Forma de Pago debemos completar los campos Monto, Cuenta en la que ingresa, forma de pago, adicionalmente puede incluirse Información bancaria, fecha, y descripción. Se pueden ingresar varias formas de pago diferentes apretando el botón “+Agregar formas de pago”. se iran sumando sucesivos campos cuya monto total sumado deberá coincidir con el Saldo Total. Para eliminar una forma de pago pulse el botón “Eliminar forma de pago” y eliminará la última forma de pago agregada. En el caso de querer cobrar Adicionales en una reserva, puede hacerse apretando el botón “+Adicionales” y completando los campos: monto, cuenta a imputar y forma de pago. Se pueden agregar cuanto adicionales se deseen. Los adicionales se suman al Saldo Total y se contrastan contra las formas de pago. Siempre que la suma de el Saldo Total y los montos de Forma de Pago sean coincidentes se desplegará el botón Guardar. Al guardar un cobro se generará automáticamente un recibo, visible desde la reserva o la sección Administración > Documentos > Recibos.

- ¿Cómo ver, guardar o imprimir un e-recibo ya efectuado?

Ingresando en Administración > Caja > Recibos Se despliega un filtro que permite seleccionar los parámetros deseados para obtener los recibos coincidentes con la búsqueda. Se puede filtrar por Número de recibo, código de reserva, fecha del recibo, o cliente. Una vez realizada la búsqueda el sistema nos devolverá un listado con los recibos solicitadas, indicando número de recibo, fecha de elaboración, tipo, estado, cliente al que pertenece, moneda del recibo, monto, usuario que lo creó, Observaciones, un link para poder anular el recibo y otro para imprimirlo. Apretando el link “anular” modificamos el estado del recibo por AN, y automáticamente el importe de la reserva relacionada volverá a estar disponible por cobrar desde Administración > Caja > Cobranzas. Apretando el link “Imprimir” podemos ver el recibo y optar por imprimirlo y desde allí guardarlo como pdf. Si su cliente tiene acceso al sistema, puede brindarle los permisos necesarios para poder ver el Estado de su cuenta, recibos, facturas. etc. Desde el ícono del lápiz, se puede editar un recibo. Al editar se ve el recibo con info del monto, cliente y reservas relacionadas, e info de la cuenta, permitiendo modificar Cuenta a imputar, fecha de acreditación, descripción, información bancaria y operativa. Apretar el botón “Guardar” para guardar los cambios.

- ¿Cómo se generan e-facturas? - ¿Cómo facturar una Reserva completa? - ¿Cómo hacer varias e-facturas para diferentes servicios de una misma reserva?

Ingresando en Administración > Documentos > Reservas a facturar Aclaración: Todas los servicios deben tener estado cerrado CR para poder ser facturados. Si una reserva tiene status general Cerrado, todos los servicios que contenga podrás ser facturados. Si usted desea hacer facturas parciales, la reserva deberá tener status general "confirmado" y los servicios que desee facturar deberán estar con status del servicio "cerrado". Si luego se desea facturar el saldo total, basta con modificar el status general de la reserva a "cerrado". El sistema va a facturar sólo los servicios no facturados. Se pueden realizar varias facturas parciales parala misma reserva. Dentro de la reserva, debajo de cada servicio, quedará indicado el número de factura de dicho servicio. Todas las e-facturas parciales de una reserva deben ser efectuadas en la misma moneda. Se despliega un filtro que permite seleccionar los parámetros deseados para obtener las reservas coincidentes con la búsqueda. Se puede filtrar por código de reserva, cliente, nombre del pasajero titular, vendedor responsable, rango de fecha de alta, rango de fecha in, rango de fecha de emisión, área de aplicación, y la opción de ver solo reservas facturadas. Una vez realizada la búsqueda el sistema nos devolverá un listado con las reservas solicitadas, indicando código de reserva, nombre del titular, cliente, fecha de la reserva, fecha in, venta, saldo, cliente al que debe ser facturado, y un botón “Facturar”. Presionando dicho botón se abrirá la pantalla para convalidar los datos de la factura. En esa pantalla podemos ver - Datos de la reserva: código de reserva, fecha de alta, usuario que efectuó la reserva, nombre del titular, tipo de factura y fecha de salida. - Datos del cliente: nombre de cliente, razón social, cuit, dirección fiscal, condición ante el iva. Es mandatorio que su cliente tenga correctamente cargado el número de Cuit/Rut/Ruc - Servicios asociados a la reserva. - Luego se despliega la composición impositiva de la factura, que puede variar de acuerdo a su país de origen: Gravado, Gravado Tasa especial, Afecto, No Gravado, No Afecto, Exento, etc y un campo Total. Se debe seleccionar la forma de pago y apretar el botón “Generar Factura” para generarla y volver el listado de facturas.

- ¿Cómo ver, guardar o imprimir una e-factura?

Ingresando en Administración > Documentos > Facturas Se despliega un filtro que permite seleccionar los parámetros deseados para obtener las facturas coincidentes con la búsqueda. Se puede filtrar por estado, número de factura, código de reserva, rango de fechas, tipo de factura, cliente y cuit. Una vez realizada la búsqueda el sistema nos devolverá un listado con las facturas solicitadas, indicando estado, número de factura, numero de reserva, sucursal, fecha, tipo de factura, cliente, cuit, moneda, monto, usuario que efectuó la reserva, imprimir remito, descargar factura, imprimir factura, Generar nota de crédito, enviar email. Apretando el link “Imprimir remito” podemos ver el remito y optar por imprimirlo y desde allí guardarlo como pdf. Apretando el link “descargar factura” podemos descargar la factura. Apretando el link “Imprimir factura” podemos ver la factura y optar por imprimirla y desde allí guardarla como pdf. Apretando el link “generar nota de crédito” se puede generar una nota de crédito relacionada a esta factura (ver Nota de crédito).

- ¿Cómo se genera una factura manual?

Ingresando en Administración > Documentos > Facturas Para generar una nueva factura manual se debe presionar el botón “Crear Nuevo”. Se abrirá un formulario para completar los siguientes datos: Cliente, Facturar a (en caso de que se deba facturar a un cliente diferente al indicado, si es el mismo dejar el campo en blanco), reserva relacionada y la referencia de cotización de la moneda de facturación. Luego se despliega la composición impositiva de la factura, bajo el título “Conceptos y totalizadores” que puede variar de acuerdo a su país de origen: Gravado, Gravado Tasa especial, Afecto, No Gravado, No Afecto, Exento, etc y un campo Total. Por último hay un campo para poner observaciones visibles en la factura. Una vez completados los datos presionar el botón “Generar factura” para generar la factura y volver al listado de facturas.

- ¿Cómo se genera una e-Nota de crédito para una factura ya emitida?

Ingresando en Administración > Documentos > Facturas Desde Administración > Documentos > Facturas, una vez listadas las facturas solicitadas cada una tiene un botón llamado “Generar Nota de crédito”, presionando se generará una nota de crédito referida a la factura en cuestión,Se abrirá un formulario para completar los siguientes datos: Cliente, factura relacionada, la referencia de cotización del dólar y la moneda de la nota de crédito. Luego se despliega la composición impositiva de la nota de crédito, bajo el título “Conceptos y totalizadores” que puede variar de acuerdo a su país de origen: Gravado, Gravado Tasa especial, Afecto, No Gravado, No Afecto, Exento, etc y un campo Total. Por último hay un campo para poner observaciones visibles en la nota de crédito. Una vez completados los datos presionar el botón “Generar nota de crédito” para generar la nota de crédito y acceder al listado de notas de crédito.

- ¿Cómo se genera una e-Nota de crédito manual?

Ingresando en Administración > Documentos > Nota de crédito Para generar una nueva nota de crédito manual se debe presionar el botón “Crear Nuevo”. Se abrirá un formulario para completar los siguientes datos: Cliente, factura relacionada, la referencia de cotización del dólar y la moneda de la nota de crédito. Luego se despliega la composición impositiva de la nota de crédito, bajo el título “Conceptos y totalizadores” que puede variar de acuerdo a su país de origen: Gravado, Gravado Tasa especial, Afecto, No Gravado, No Afecto, Exento, etc y un campo Total. Por último hay un campo para poner observaciones visibles en la nota de crédito. Una vez completados los datos presionar el botón “Generar nota de crédito” para generar la nota de crédito y acceder al listado de notas de crédito.

- ¿Cómo se procesan los pagos a los proveedores? - ¿Qué es y cómo genero una Orden de servicio?

Ingresando en Administración > Caja > Pagos a procesar Se despliega un filtro que permite seleccionar los parámetros deseados para obtener las reservas coincidentes con la búsqueda. Se puede filtrar por Código reserva, Cliente, Cadena hotelera, Negocio, Proveedor, Prestador, Área de aplicación, Tipo de producto, Vendedor asignado, Promotor asignado, pasajero Titular, rango de Fecha Alta, rango de Fecha In, rango de vencimiento de pago, rango de Fecha factura, Nro de factura de 3ero, Pago (Si, No, Sin OS/OP, Todas), Ver servicios cancelados (Si, No, Todas), Ver reservas facturadas (Si, No, Todas), Ver reservas con cobros (Si, No, Todas), Proveedores con cta cte (Si, No, Todas), Pagados sin FC proveedor (Si, No, Todas). Una vez realizada la búsqueda el sistema nos devolverá un listado con los servicios solicitados y cuyo estado sea Confirmado (CO), indicando: tipo de producto, fechas de in y out, proveedor del servicio, prestador del servicio, nombre del servicio, código de reserva, usuario vendedor asignado, nombre titular del servicio, código de confirmación del proveedor, moneda del servicio, monto, costo, saldo, fecha de vencimiento de pago, monto y monto cobrado en file. Adicionalmente hay un checkbox para seleccionar el o los servicios para las que se procesará un pago. Un mismo pago puede ser imputado a diferentes servicios siempre que sean del mismo proveedor y en la misma moneda. Si el servicio ya tiene órdenes de servicio y pago cargadas las mismas son visibles. Si el servicio está saldado no aparecerá el checkbox. Una vez realizada la selección presionar el botón “Procesar” para continuar. Se abrirá una pantalla para ingresar el pago. En el formulario para ingresar el pago se puede visualizar el proveedor, la moneda y el tipo de cambio en el que se estará efectuando el pago (que proviene del tipo de cambio seteado en Administración > Monedas > Tipos de cambio). Si se desea se puede editar el tipo de cambio manualmente. Se puede modificar también la fecha en la cual se está pagando. Se puede además incorporar observaciones, que estarán visibles luego en la orden de servicio que se generará automáticamente una vez procesado el pago. Luego del campo Observaciones, se mostrará si existen canjes, pre compras o créditos disponibles para el proveedor de el o los servicios en cuestión. En el caso de los canjes, se desplegarán los siguientes campos: Contrato, noches y/o monto en canje, monto a utilizar del canje, y un checkbox para marcar si se va a utilizar el canje. En el caso de precompras, se desplegarán los siguientes campos: Producto, monto, monto a utilizar de la pre compra, y un checkbox para marcar si se va a utilizar la precompra. En el caso de crédito que tengamos con un proveedor se desplegarán los siguientes campos, Producto, monto, monto a utilizar y un checkbox para marcar si se va a utilizar el crédito. En el caso de que no exista o no se utilicen los canjes, pre compras o créditos de proveedores, aparecerá directamente el cuadro con el o los servicios para las que se está procesando el pago. En el cuadro se pueden ver los siguientes campos, número de la reserva, monto en usd, monto en moneda del sistema. Luego hay un campo editable llamado Total que se muestra en la moneda del pago. Dicho importe puede modificarse manualmente. Una vez ingresado el monto Total, se debe presionar el botón “Guardar y generar orden de servicio” para generar la orden de servicio y acceder al listado de ordenes de servicio con dicha orden pre filtrada. La orden de servicio sirve para controlar lo que se le está pagando al proveedor previo a la confección de la orden de pago que es donde se imputa.

- ¿Cómo ver, guardar o imprimir una orden de servicio? - ¿Qúe es y cómo se genera una orden de pago?

Ingresando en Administración > Caja > Orden de servicio Se despliega un filtro que permite seleccionar los parámetros deseados para obtener las Órdenes de servicio coincidentes con la búsqueda. Se puede filtrar por: Número de OS, Código reserva, Fecha de alta, Proveedor, Status (Anulada, No Pago, Pagado, Todas). Una vez realizada la búsqueda el sistema nos devolverá un listado con las órdenes de servicios solicitados, indicando: Checkbox para seleccionar la Orden de servicio, Número de OS, Fecha de alta, Proveedor, Moneda, usuario creador, Monto, estatus, número de OP si ya hubiese, un campo para anular la Orden se servicio (cambiará el estatus), un campo para imprimir la orden de servicio, y un botón en forma de lápiz para editar y poder sumar algún otro servicio del mismo proveedor a dicha Orden. De hacerlo se modificará el importe de la Orden de servicio al pulsar el botón “Guardar”. Se pueden seleccionar varias órdenes de servicio en la medida que sean del mismo proveedor. Una vez realizada la selección presionar el botón “Procesar” para continuar. Se abrirá una pantalla para ingresar el pago generando una Orden de pago. En el formulario para ingresar el pago se puede visualizar el proveedor, la moneda y el tipo de cambio en el que se estará efectuando el pago (que proviene del tipo de cambio seteado). Si se desea se puede editar el tipo de cambio manualmente. Se puede modificar también la fecha en la cual se está pagando. Se puede además incorporar observaciones, que estarán visibles luego en la orden de pago. Luego del campo Observaciones se muestra un cuadro con una línea por servicio incluido en la orden de pago y su cuenta de pago predefinida en su plan de cuenta, asi como el saldo a pagar de cada servicio, en el que viene precargado el importe a pagar. De las sumas de los saldos de los servicios que se están pagando, se muestra un campo Saldo Total. Dicho saldo total es de importancia puesto que define el importe a ingresar en Formas de Pago. El monto o la suma de montos ingresados en Formas de pago, deberá ser igual que el saldo total. El sistema no habilita a Procesar el pago si dichos importes no son coincidentes. En el caso de reservas que ya tienen algún pago efectuado, al agregar un nuevo pago aparecerá el pago anterior efectuado. Para ingresar una Forma de Pago debemos completar los campos Monto, Cuenta a imputar, forma de pago, adicionalmente puede incluirse Información bancaria, fecha, y descripción. Se pueden ingresar varias formas de pago diferentes apretando el botón “+Agregar formas de pago”. se iran sumando sucesivos campos cuya monto total sumado deberá coincidir con el Saldo Total. Para eliminar una forma de pago pulse el botón “Eliminar forma de pago” y eliminará la última forma de pago agregada. En el caso de querer cobrar Adicionales, puede hacerse apretando el botón “+Adicionales” y completando los campos: monto, cuenta a imputar y forma de pago. Se pueden agregar cuanto adicionales se deseen. Los adicionales se suman al Saldo Total y se contrastan contra las formas de pago. Siempre que la suma de el Saldo Total y los montos de Forma de Pago sean coincidentes se desplegará el botón Guardar y generar Orden de pago.

- ¿Cómo ingresar las facturas de los proveedores?

Ingresando en Administración > Documentos > Factura de terceros Se despliega un filtro que permite seleccionar los parámetros deseados para obtener las facturas de proveedores coincidentes con la búsqueda. Se puede filtrar por Proveedor, Número de Factura, Código de Reserva, rango de Fecha de Factura, rango de Fecha de Carga, rango de Fecha Contable y Proyecto. Una vez realizada la búsqueda el sistema nos devolverá un listado con las facturas solicitadas, indicando: Checkbox para seleccionar, Proveedor, Número de clave fiscal, Tipo de documento, Número, Fecha de factura, Fecha contable, Moneda de la factura, Monto Exento, Monto No Computable, Monto 21%, Monto 10.5%, Monto 27%, Monto 2,5%, IVA 21%, IVA 10.5%, IVA 27%, IVA 2.5%, PER. IVA, PER. IIBB, Otros, Otros, IVA TUR, TOTAL, Usuario, Cta Contable, Descripción, y un botón de acceso para ver la factura. Para generar una nueva factura de proveedores o terceros se debe presionar el botón “Crear Nuevo”. Se abrirá un formulario en donde primero deberá completar el Proveedor. Luego se deben completar los DATOS DE FACTURACIÓN del proveedor: Seleccionar Tipo de Gasto (gasto, servicio en file, bp, provisión facturas a recibir) , Cuenta contable donde se imputar la factura, Fecha de Factura, Fecha Contable, fecha de Vencimiento, Tipo de Documento (indicar si es factura, nota de crédito, etc), Tipo de Factura, número de Factura, Moneda, Cotización, Proyecto. CONCEPTOS (pueden variar de acuerdo a su país de origen): Exentos, Gravados al 21%, No Computables, Gravados al 10.5%, Gravados al 27%, Gravados al 2.5%,IVA TUR, Percepción IVA, Percepción IIBB, Otros impuestos, IVA total (sumatoria de iva de los importes gravados), total final. Luego puede optar por imputar la factura al área que seleccione de su empresa colocando IMPUTACIÓN (en %). finalmente hay un campo observaciones visibles en la factura. Una vez completados los datos presionar el botón “Generar factura” para generar la factura de terceros y volver al listado de facturas de terceros.